Leadership : fédérer les équipes autour d’une gestion unifiée des voyages et des notes de frais

Lors d’un dîner VIP d’Agora Managers Groupe, organisé par Navan et l’Agora des directeurs financiers, Lionel Charbonnier, champion du monde de football 1998, et Kevin Pech, directeur commercial de Navan, ont échangé sur un thème central pour les entreprises : comment fédérer les équipes autour d’une gestion unifiée des voyages et des notes de frais ?

À travers un parallèle inspirant avec le monde du sport, ils ont exploré les enjeux de leadership, de conduite du changement et d’intégration des parties prenantes. Navan, acteur innovant dans la digitalisation des déplacements professionnels, a présenté sa solution qui associe intelligence artificielle et données en temps réel pour simplifier les processus, optimiser les coûts et accompagner les directions financières dans la réalisation de leurs objectifs stratégiques et financiers.

INTERVIEW

Jérôme Papin : Navan, en trois mots ?

Kevin Pech : C’est une application qui vient rassembler la gestion du voyage d’affaires, la note de frais et toute la partie paiement. On vient simplifier l’expérience du voyageur de bout en bout. On a été créé en 2015 et on compte près de 10 000 clients à travers le monde.

Jérôme Papin : Le DAF est donc au cœur du sujet. Il doit mener à bien le projet d’adoption de votre solution dans l’entreprise. Si je fais un parallèle avec Lionel Charbonnier, c’est un petit peu comme l’entraîneur ou le sélectionneur dans une équipe de football.

Kevin Pech : Complètement. Le CFO a en effet un rôle clé, notamment dans l’intégration des différentes parties prenantes, que ce soit les ressources humaines, la comptabilité, le contrôle de gestion, les finances. Il vient souvent harmoniser ces différentes parties prenantes pour mener à bien ce projet.

Le deuxième point, c ‘est que le DAF doit aussi faire des choix avec chaque partie prenante qui va venir avec ses prérequis. C’est à lui de trancher. Enfin, il va mandater le projet, c’est-à-dire appuyer le projet  de la direction sur lequel il va vraiment venir mettre un tampon. 

Et les projets de Navan sur lesquels on a des résultats hyper encourageants pour les entreprises, sont des projets qui ont été mandatés par la direction financière.

Si on transpose, Lionel, quand tu étais joueur à Auxerre, aux Glasgow Rangers, ou en équipe de France, c’était aussi ça le rôle du coach Aimé Jacquet en Équipe de France. C’était de vous fédérer, de vous embarquer dans l’aventure. Vous n’étiez pas tous forcément les meilleurs amis du monde, mais c’était d’aller chercher cette idée ?

Lionel Charbonnier : Il fallait en effet que l’on devienne les meilleurs amis du monde. Parce que la difficulté, c’est que tu as plein d’individus. Et il faut que la somme finale de tous ces individus soit supérieure au nombre d’individus eux-mêmes.

C’est-à-dire que non seulement, il fallait que tu t’investisses pour toi-même, mais surtout, et avant tout, que tu t’investisses pour les autres, pour les rendre meilleurs. Et donc, il faut faire une sélection. On a eu des joueurs qui n’ont pas été sélectionnés, qui étaient de très bons joueurs, comme Cantona ou Ginola, mais qui peut-être n’entraient pas dans le schéma du sélectionneur.

Par exemple, les gens ont eu du mal à intégrer la non-sélection de Benzema qui était Ballon d’Or, qui était un super joueur. Mais peut-être que si tu as un mec trop important dans le collectif, il peut inhiber les autres.

Nous, en équipe de France 98, on était une sélection de joueurs qui n’étaient pas forcément les meilleurs, footballistiquement parlant, mais qui mis bout à bout, formaient une équipe de tueurs. Excusez-moi le terme, mais c’était ça.

Si l’on prend le DAF comme sélectionneur, il doit donc fédérer, et faire adhérer à la solution complètement.

Kevin Pech : L’intégration des parties prenantes est la clé pour avoir un beau projet et le mener à bien dans la continuité. Cela ne s’arrête pas seulement à la contractualisation et au choix de la solution. C’est comment on va réussir à embarquer les équipes pour faire adhérer l’outil, qu’elles l’utilisent, mais surtout qu’elles l’apprécient aussi. Et c’est ce qui fait que le projet fonctionne et avance.

Alors comment gérer la conduite du changement ? Si l’on reste sur ce parallèle entre Navan et l’univers du foot, comment Guy Roux, ton entraîneur à Auxerre a géré la conduite du changement d’un petit club paysan qui jouait les demi-finales de Coupe d’Europe ?

Lionel Charbonnier : On avait des doses de rappel. Le club avait des valeurs et à chaque fois, le coach nous disait : humilité, résilience, abnégation, courage. Donc il fallait toujours garder ces valeurs, être soi-même, ne rien inventer le jour J. On avait tout le temps la même trame et avec cette trame-là, on savait où aller parce qu’on avait des repères. Si tu perds ces repères parce que tu inventes quelque chose de neuf, tu passes à travers.

Qu’en est-il chez Navan sur la conduite du changement quand un nouveau produit arrive par exemple ?

Kevin Pech : Je pense qu’il y a différents sujets. Il y a déjà les valeurs internes que nous essayons de garder qui sont clés parce que c’est dans notre ADN.

Et c’est la raison pour laquelle les clients continuent de nous faire confiance. Aujourd’hui, il y a plein de solutions sur le marché du voyage et de la note de frais. Donc l’intérêt pour nous, c’est de garder ces valeurs et de se mettre à la place des clients et voir si avec notre projet, on peut aller vers un projet commun. C’est très important de s’adapter au marché, à la culture de l’entreprise et celle du pays.

Ensuite, la conduite du changement passe par le DAF qui va pouvoir embarquer ses équipes vers ce nouveau projet. Donc la communication est très importante dans l’adaptabilité du produit et des équipes. Et Navan a été construit avec cet ADN de simplifier la vie des utilisateurs.

La conduite du changement est notre plus gros obstacle parce que si elle n’est pas appuyée par la direction financière, on se rend compte qu’il y a un manque d’adoption et de l’utilisation de la solution. Donc cela a passe par une bonne analyse des prérequis de nos clients et d’aller chercher la data pour nous aider à s’améliorer.

L’une des principales raisons pour laquelle Navan a un impact réel dans les entreprises, c’est que notre plateforme digitale permet aux fonctions financières d’aller récupérer cette data, de l’analyser, de regarder les résultats et d’avoir des économies à la clé.

Et quand la solution est mise en place, il y a du gain de temps pour les collaborateurs, parce que l’ensemble des datas sont remontées en temps réel. Ce qui facilite et fluidifie la prise de décision du DAF et des services comptables.

Cette data permet ainsi une prise de décision rapide et pour vous donner un exemple concret, en 2018, il y a eu un attentat à Las Vegas. Les clients de Navan ont ainsi pu bloquer cette destination et ainsi protéger l’ensemble des collaborateurs. Cette action a été prise grâce à une remontée rapide de la data.

Enfin, notre solution offre aux directions financières la possibilité d’évaluer l’efficacité de leur politique de réduction des dépenses liées aux voyages d’affaires, un poste budgétaire souvent important pour les entreprises.

Et l’intelligence artificielle est désormais au centre des actions pour Navan.

Kevin Pech : Nous comptons 3 000 collaborateurs, dont 500 agents dédiés à l’accompagnement de notre plateforme digitale. L’intelligence artificielle est au cœur de notre produit. Par exemple, lorsqu’un collaborateur se déplace, l’application tient compte de ses habitudes de voyage pour lui offrir une expérience personnalisée.

Prenons un exemple concret : Lionel, si tu as l’habitude de prendre un vol spécifique en début de matinée pour tes déplacements, l’application te proposera automatiquement, et de manière intuitive, des options correspondant à tes préférences. Cette solution a été mise en place pour optimiser le travail des agents de voyages, qui accompagnent les voyageurs, en leur permettant de se concentrer sur les cas complexes.

Notre IA permet d’automatiser un maximum de tâches, offrant ainsi plus d’autonomie aux voyageurs qui n’auront besoin d’un appui humain que dans des situations très spécifiques.

Enfin, et c’est à mon sens l’aspect le plus important, notre solution apporte une véritable valeur ajoutée aux directions financières. Grâce à l’IA, elles peuvent réaliser des projections précises, identifier les tendances futures, automatiser des processus, et créer de nouvelles synergies pour optimiser leur gestion.

La clé pour nous, c’est être toujours à la pointe de l’innovation et de créer les nouvelles fonctionnalités qui vont permettre aux collaborateurs de gagner du temps, de gagner en simplicité.

Donc l’idée de Navan, c’est accompagner les entreprises pour aller faire des économies, mettre vraiment l’utilisateur au centre de la décision, que cela soit simple pour les voyageurs. Et pour les fonctions financières, que ce soit global et qu’il y ait de la réconciliation, de la visibilité. Qu’au final, toutes les parties prenantes avancent vers un projet commun pour l’entreprise.

Interview réalisée par Jérôme Papin, Agora Managers Groupe