Faut-il fermer ses locaux pendant les JO ? Comment continuer à fonctionner ?

Les JO 2024 auront un impact sur les entreprises en termes de circulation, de logistique, de sécurité et dans la gestion des ressources humaines. Comment anticiper ces perturbations et prendre des mesures préventives pour minimiser leur impact sur les opérations de l’entreprise ?

Retour d’expérience de Freddy PAGEOT, Directeur Navigation & Sûreté chez Bateaux Parisiens – Batobus, une entreprise fortement impliquée dans les préparatifs des Jeux, avec notamment, 22 bateaux réquisitionnés pour la parade.

Il nous détaille avec Lionel Cottin de ses préparatifs organisationnels pour les Jeux Olympiques, incluant la mise en place à la fois du télétravail pour une partie de ses équipes et de solutions alternatives pour la circulation de ses salariés. Il souligne également l’importance de créer des réseaux locaux de soutien et de communication avec les autorités et institutions. Enfin, ils mettent en lumière les restrictions de circulation pendant les Jeux et les mesures légales que les entreprises doivent prendre en compte, notamment en matière de fermeture d’entreprise et de télétravail.

 » Nous avons envisagé tous les scénarios possibles pour les Jeux Olympiques, nous explique Freddy PAGEOT. Ce qui nous permet de nous concentrer sur les ajustements à venir. Pour certaines parties de notre activité, notamment celles impliquant les équipages et les capitaines, les congés seront suspendus pour garantir le bon déroulement des opérations, y compris pendant les cérémonies. Cependant, d’autres secteurs, comme la restauration à bord de nos bateaux, seront partiellement fermés. Nous maintiendrons cependant une zone d’accueil ouverte de cartering pour répondre aux besoins logistiques des équipes pendant 24 heures.

Quant au personnel de support administratif, nous avons prévu plusieurs options, dont le télétravail ou le travail sur un site déporté près de leur domicile. La majorité de nos collaborateurs ont opté pour le télétravail, jugé plus pratique.

Notre plan de continuité d’activité, élaboré en concertation avec les autorités compétentes, repose sur une analyse minutieuse des différents scénarios possibles, comme les conditions météorologiques extrêmes, du terrorisme ou des mouvements sociaux. Nous avons également examiné nos accords d’entreprise, notamment en matière de mobilité douce, mis en place il y a deux ans. Ces accords prévoient par exemple des indemnités pour les trajets effectués en trottinette ou à vélo, ce qui facilite la vie de nos collaborateurs et contribue à maintenir une certaine flexibilité en cas de crise. Il faut avoir des backups et des solutions de secours… »

 » Il est recommandé, continue-t-il, d’établir des contacts et un réseau solide, surtout à un niveau local. Cela implique de collaborer avec les acteurs principaux de la zone, tels que la tour Eiffel et les institutions environnantes, ainsi que les forces de l’ordre locales, y compris le commissariat du secteur et la police municipale. Il est également judicieux d’avoir des liens avec la mairie et de connaître des contacts au sein de celle-ci qui pourraient fournir une assistance en cas de besoin. En somme, il est important de tisser un maillage de relations afin d’avoir accès aux bons interlocuteurs qui pourront offrir leur aide lors de situations complexes. »

Fred Pageot nous révèle au passage, comment il a utilisé Google Maps pour compiler et organiser des informations sur les perturbations liées aux Jeux Olympiques, telles que les fermetures de routes et les zones affectées : Il a ainsi créé sa propre cartographie en utilisant des informations officielles de la préfecture de police, en indiquant les fermetures de routes jour par jour et date clé par date clé. Il souligne l’importance de cette cartographie pour son organisation et la communication avec ses collaborateurs, notamment en matière de planification des déplacements et des livraisons pendant les Jeux Olympiques. 

Il indique également aux organisations qu’il faudra tenir compte des off des JO de Paris, les festivités organisées par les mairies d’arrondissement. 

A suivre également, cartes à l’appui, les différentes restrictions de circulation à Paris lors des Jeux Olympiques (du 26 juillet au 11 août) et Paralympiques (du 28 août au 8 septembre) puis les différentes mesures légales que doivent prendre les entreprise en cas de fermeture de locaux pendant les JO 

 » Il est rappelé que l’employeur peut décider de fermer l’entreprise, sous réserve du respect des règles de consultation des instances représentatives du personnel et de l’information individuelle des salariés. Cette décision doit être communiquée au moins deux mois avant la date imposée pour les congés payés.

Il est également précisé que l’entreprise peut choisir de fermer tout ou partie de ses services, éventuellement en recourant à l’activité partielle, ou d’imposer des congés payés à certains services. Cependant, il est recommandé de définir ces congés de manière objective afin de garantir l’équité entre les salariés placés dans une même situation.

En ce qui concerne le télétravail, l’employeur peut l’imposer en cas de circonstances exceptionnelles. Toutefois, il est confirmé que les Jeux olympiques ne relèvent pas de ces circonstances exceptionnelles, et donc le télétravail demeure volontaire. De plus, un accord de télétravail au sein de l’entreprise est nécessaire pour mettre en place cette modalité de travail. »

Propos recueillis par Lionel Cottin, Directeur de la Rédaction d’ANews Workwell.