Best Workplace 2023 – retours d’expériences exemplaires dans l’environnement de travail

Retours d’expériences de partenaires de l’Agora des Directeurs de l’Environnement de travail sur des projets exemplaires en matière de RSE, de bien être, d’innovation et de solutions pour un meilleur pilotage de l’environnement de travail.

Avec Valentin Ferrieu, Cofondateur de MerciYanis, Vadim Forest, Directeur des Affaires Générales de Newen Studios et Sabine Dubois, Directrice Commerciale de Cèdre.

Lionel Cottin : On commence avec un premier cas client avec MerciYanis et le pilotage de l’environnement de travail d’un nouveau bâtiment dans un contexte de déménagement et de regroupement des équipes de Newen Studios.

Alors, tout d’abord, Vadim, pouvez-vous nous présenter rapidement Newen Studios, filiale du groupe TF1 ? 

Vadim Forest : C’est un groupe de production audiovisuelle, leader sur le secteur avec plus de 2000 collaborateurs, permanents ou intermittents, en France et à l’international. Une cinquantaine de filiales, plus d’une centaine d’heures de programmes produits chaque année, notamment Plus belle la vie, Demain nous appartient, Ici tout commence, Le Magazine de la santé ou Faites entrer l’accusé.

Je vous donne des noms un peu connus, mais c’est aussi du reportage, du magazine et de l’animation. 

Notre siège est à Paris 15ᵉ et nous avons des sites en province et des filiales internationales dans onze pays différents.

L.C. Valentin, vous êtes cofondateur et directeur commercial de MerciYanis, partenaire du club. Un mot de présentation ?

Valentin Ferrieu : MerciYanis propose des solutions tout-en-un qui permettent de centraliser l’exploitation et le pilotage de l’environnement de travail. Cette société que nous avons créé en 2019 vient récemment d’officialiser sa seconde levée de fonds de 2,7 millions d’euros.

L.C. Donc Vadim, quel était le projet, le contexte, les enjeux, les attentes ?

Vadim Forest : Nous étions dans un contexte de déménagement avec le regroupement des équipes parisiennes de Newen. Donc, c’est près de 600 collaborateurs qui ont emménagé dans un immeuble de plusieurs milliers de mètres carrés.

C’était pour nous quelque chose que l’on ne connaissait pas, notamment la question de gestion du tout venant. 

On avait des mails qui arrivaient d’un peu partout et il nous fallait une solution simple à mettre en œuvre, rapide, facile pour les collaborateurs et facile pour nous également en back office.

Et c’est dans ce contexte que l’on s’est rencontré avec Valentin l’année dernière. Donc ça a été très rapide.

L.C. Il n’y avait rien en place ?

Vadim Forest : Il n’y avait même pas de projet puisque c’était vraiment l’inconnu pour nous d’arriver dans un bâtiment de plusieurs milliers de mètres carrés.

On n’avait pas anticipé la gestion du bâtiment et de nos infrastructures. 

L.C. Du coup, Valentin, quels étaient les enjeux identifiés ?

Valentin Ferrieu : Il y avait trois sujets. Le premier concernait la collecte des demandes d’intervention. Il fonctionnait à l’époque avec la boîte mail, donc du coup très chronophage. 

Ensuite, il y avait un autre sujet au niveau de tout ce qui était température et sobriété énergétique.

Et le dernier point concernait tout ce qui était traçabilité et data, c’est-à-dire avoir des informations factuelles : par exemple, est-ce que mon contrat avec un prestataire de nettoyage ou d’hospitality management est réalisé en bonne et due forme ?

L.C : Donc un suivi du prestataire en place mais aussi un enjeu d’interconnecter tous ces systèmes ?

Valentin Ferrieu : Exactement.

L.C : Vadim, quelles étaient les principales attentes ? 

Vadim Forest : C’était d’avoir quelque chose de vraiment simple. On a une population composée de beaucoup de talents dont le métier est de créer des programmes audiovisuels et de ne pas s’occuper de la gestion technique du bâtiment. 

L’idée était d’avoir une interface simple entre eux et nous et de pouvoir quantifier, tracer et gérer les interventions pour que nos personnels soient pleinement dédiés à leurs tâches et non pas à d’autres problématiques.

L.C. Du coup, Valentin, quelles solutions ont été mises en œuvre ?

Valentin Ferrieu : Alors pour toute la partie gestion des demandes collaborateurs, on a utilisé l’outil Teams de Microsoft puisque nous sommes certifiés Teams. L’avantage, c’est qu’en terme de sécurité informatique, l’identification SSO est lié à l’environnement Teams de la société.

Et en plus, c’est déployé en un clic. C’est-à-dire qu’on a eu un petit échange avec la DSI qui avait juste à valider l’application dans l’environnement Teams.

Donc on a déployé le service en deux secondes auprès des 600 collaborateurs de Newen Studios.

Ça, c’est pour la partie personnelle depuis son bureau et après, sur tout le partie espace commun, on a mis des QR codes pour simplifier la remontée d’informations. Donc pas besoin d’application et cela permet de remonter très rapidement des dysfonctionnements dans tout ce qui était sanitaire ou autres.

L.C : Combien de QR codes répartis ?

Vadim Forest : Pas loin de 80. Le QR code, c’est un peu cosmétique, car finalement, on l’utilise assez peu. Mais ça a le mérite d’exister et de montrer aux collaborateurs qu’il y a une solution en place. Donc c’est un support de communication. On utilise finalement le QR code plutôt pour la gestion des rondes ou des remontées d’informations, mais plus en back office.

On a plutôt poussé l’outil Teams parce que cela nous permettait d’avoir une traçabilité, d’avoir une interaction avec le collaborateur, de lui demander des précisions et de lui répondre directement.

L.C : Ça, c’est pour la partie prise en charge des demandes d’intervention ou des dysfonctionnements, la seconde partie du projet porte sur la sobriété énergétique.

Valentin Ferrieu : Il y a la partie sobriété, mais aussi la notion de confort, de température à délivrer aux collaborateurs. 

Nous avons mis en place des capteurs pour avoir ces remontées d’informations au plus proche des zones de travail des collaborateurs. 

Mais là où ça va être le plus intéressant, c’est notamment au niveau des reporting qu’il y a derrière, puisque aujourd’hui, Vadim et ses équipes ont un dashboard que pour la partie sobriété énergétique, ce qui permet de savoir les températures moyennes ou les pics de température à différentes tranches horaire par exemple.

Vadim nous avait spécifiquement demandé ces requêtes en termes de personnalisation du Dashboard afin d’avoir vraiment un outil clé en main qui lui permet de faire ses propres rapports.

Vadim Forest : Il y a plusieurs types de capteur. On a des capteurs de température, des capteurs de présence et des feuilles de passage. Donc si on prend le tout cumulé, il y en a quasiment 500. Il y a entre 300 et 400 capteurs de présence, une vingtaine de capteurs de température, plus une trentaine dans les salles de réunion, et une trentaine de feuilles de passage, à peu près.

L.C : Les enjeux portaient-ils sur une sobriété énergétique, c’est-à-dire de mieux maîtriser et contrôler d’éventuels dérapages ou pour avoir des notions de température objective à présenter aux collaborateurs qui ont toujours soit trop froid, soit trop chaud ?

Vadim Forest : Un peu les deux. Ce qui était compliqué, c’était de gérer à la fois les plaintes des collaborateurs qui avaient soit trop chaud, soit trop froid et de gérer la sobriété énergétique imposée de 19 degrés en hiver et de 26 degrés en été.

Car on peut avoir des ressentis de température extrêmement différents en fonction des zones du bâtiment. Parce qu’une orientation différente, un accès au soleil un peu différent, ou des équipements qui délivraient plus ou moins de puissance.

Et comme nous n’avions pas accès aux données de la GTB puisque nous sommes en immeuble multi-occupants, se posait la question de savoir quelle était la réalité de température dans les étages.

Donc les capteurs nous ont permis d’analyser, non pas forcément l’instant T, mais sur une durée, la température d’un espace et de pouvoir voir effectivement s’il y a des zones sur lesquelles il faut être un peu plus vigilant et d’autres sur lesquelles on est un peu plus à l’aise.

L.C : Et ça a bien fonctionné ? 

Vadim Forest : Alors cela a très bien fonctionné. En tout cas, ça nous permet d’avoir des réponses concrètes et objectives à apporter aux collaborateurs et non pas basées sur un imaginaire collectif ou du ressenti. 

L.C. Dernier point, il fallait donc ensuite évaluer la data, notamment pour suivre les prestataires ?

Valentin Ferrieu : Tout à fait. Ça rentre sur la partie des blocs sanitaires et autres où l’on a mis des bornes de traçabilité. Et on a aussi des QR codes activés avec une seconde option traçabilité afin de garantir que les équipes de nettoyage ont bien réalisé leurs prestations quotidiennes dans la remise en état des sanitaires par exemple.

Il y a aussi des QR code dans l’espace tisanerie où il y a du réassort à réaliser en journée. Donc ça permet à ces prestataires, à ces agents, de venir confirmer la bonne réalisation et le bon passage par rapport au cahier des charges.

On peut aussi en activer sur des salles de réunion pour suivre et tracer la remise en état quotidienne et le bon aménagement de chacune des salles de réunion.

Cela permet ainsi aux équipes de Vadim, d’être notifiées en cas d’oubli et d’avoir aussi un pourcentage d’accomplissement de ce fameux cahier des charges. Mais aussi, cela permet dans le temps, d’avoir une vision sur l’année entière et de rechallenger les prestataires ou nouveaux contrats.

L.C. Vadim, content de ces données ? 

Oui et cela va même au-delà puisque les collaborateurs savent à quelle heure l’équipe de nettoyage est passée par exemple.

Cela permet aussi d’interagir avec nous puisqu’il y a des boutons connectés qui génèrent un ticket dans l’application MerciYanis en cas de manque de consommables, en cas de problème de plomberie, en cas de problème électrique ou autre dans les sanitaires. 

Et ça nous permet de traiter les problèmes de sobriété énergétique car on est certain que des rondes ont été faites et que l’on a contrôlé les espaces…

Donc les points clefs du projet ont été la simplicité d’usage admin et collaborateur, une solution progressive et évolutive qui a été rapide dans sa mise en place…

L.C : Merci beaucoup et nous continuons cette émission avec Sabine Dubois, directrice commerciale de Cèdre pour un projet avec Nestlé. Vous êtes partenaire du club ADET, mais rappelez-nous ce que fait Cèdre ?

Sabine Dubois : L’activité historique est la collecte des déchets en entreprise avec 1800 clients aujourd’hui sur l’Ile-de-France.

Et on a deux missions principales. La première est de créer des emplois durables pour des personnes en situation de handicap. C’est actuellement 60 % de salariés en situation de handicap. Donc on est vraiment une entreprise adaptée. C’est ancré dans notre ADN d’aider ces personnes.

C’est aussi de faire monter leurs compétences, leur employabilité pour qu’ils aillent demain voler de leurs propres ailes dans d’autres entreprises. 

Et la deuxième chose, c’est de préserver la nature en recyclant les déchets et en les valorisant de manière la plus vertueuse possible. 

Ce sont vraiment nos deux missions principales avec 200 salariés. 

Nous sommes principalement en Île-de-France, mais on a une petite antenne à La Rochelle et deux petites pousses en Italie et à New York sur des projets solidaires.

Et on a deux autres missions parallèles.

L’une est de proposer des pauses durables et saines aux collaborateurs des entreprises pour leur donner envie de venir au bureau. Donc avec du café équitable, du thé, des fruits secs, des fruits frais, des jus de fruits, des petits snacking.

L’autre est le développement de nos salariés à l’extérieur, avec des missions de petit factotum à temps plein dans les entreprises. On a aujourd’hui seize personnes qui y travaillent et c’est un beau projet social aussi, puisque cela permet à nos salariés mettre un pied dans d’autres entreprises. On a de très beaux clients qui nous ont fait confiance sur cette prestation assez nouvelle. 

L.C : Alors vous avez souhaité partager avec nous le projet réalisé avec Nestlé.

Sabine Dubois : Oui, je voulais parler de ce cas parce qu’il est assez emblématique chez nous. Il est issu de notre cellule Conseil et Engagement des collaborateurs où deux personnes vont prôner la bonne parole chez nos clients et essayer de les engager vers des objectifs de réduction de production des déchets, ou en tout cas, d’amélioration des flux sur du long terme, donc avec une mission de conseil.

Et Nestlé a été notre premier client dans cette approche. Nous voulions être autre chose qu’un simple collecteur de déchets. On voulait vraiment agir au plus profond des causes qui peuvent générer des pollutions. 

J’ai donc choisi de parler de Nestlé puisqu’on les accompagne depuis maintenant trois ans sur leur siège social à Issy les Moulineaux où il y avait deux enjeux.

Il y avait celui d’optimiser le tri dans le bâtiment mais aussi celui de simplifier le tri au niveau des collaborateurs. Nestlé avait d’ailleurs cette formule que l’on a repris chez nous, qui est : le tri en entreprise comme à la maison.

Mais à la maison, on a que trois poubelles, la jaune, la verte et la classique alors que nous, on prône le tri à la source. On veut plein de corbeilles, la canette, la bouteille, le déchets non recyclables, etc. Et là, on me disait que c’était trop compliqué pour les collaborateurs. Cette demande de simplification du tri était presque même une condition sine qua none de la continuité de notre partenariat. 

Il y avait vraiment cet enjeu très fort et c’était donc très challengeant.

De plus, au-delà de cette envie de simplifier le tri, il y avait aussi des KPI à atteindre : un, que les déchets non recyclables ne dépassent pas 40 %. Nous étions quand même dans la première mesure à 65 %.

Et le deuxième indicateur était que 99 % des déchets non recyclables le soient vraiment. C’est-à-dire que le collaborateur ait vraiment jeté dans cette corbeille ce qu’il ne pouvait pas jeter ailleurs pour le valoriser. Donc 99 %, c’est quand même assez fort, c’est très élevé.

L.C : Qu’est-ce que vous avez fait du coup ?

Sabine Dubois : On a fait beaucoup de choses au niveau de la signalétique dans le bâtiment. On a repensé les corbeilles de tri avec des signalétiques très précises. C’est-à-dire que finalement, le bas des corbeilles est jaune pour tout ce qui peut être mis dans le recyclage comme à la maison.

Et tout ce qui ne se recycle pas est vraiment marron. Donc on identifie de façon très visuelle ce qui est recyclable ou pas.

La deuxième chose : on a rédigé un Commun Pédagogique, c’est-à-dire un vocabulaire que l’on utilise partout, dans tous les étages. 

La troisième chose : on a fléché le parcours quand vous avez quelque chose à jeter, et ce de façon assez ludique et sympathique.

Donc c’était du visuel, du fléchage, de l’identification, de la signalétique.

Puis on a travaillé sur un deuxième axe pour mesurer la performance du tri dans les déchets non recyclables. On a fait ce qu’on appelle les caractérisations trimestrielles, qui passent d’ailleurs maintenant en mensuelles.

C’est-à-dire que l’on va une fois dans le mois ou dans le trimestre, prendre tous les bacs non recyclables et les analyser dans toutes les typologies de déchets que l’on retrouve. 

Et on rend un rapport de caractérisation qui permet d’affiner les mauvais gestes de tri et d’affiner la communication.

Et nous sommes passés de 61 % de déchets conformes à 85 % aujourd’hui.

L.C : C’est une bonne performance !

Sabine Dubois : C’est une bonne performance et on a divisé par deux les déchets non recyclables de façon globale, la qualité s’est améliorée de 25 % et on a aussi divisé par deux les déchets non-valorisables. 

Ensuite, un des moteurs que l’on a vraiment mis en œuvre, c’est tout ce que l’on appelle sensibilisation des collaborateurs et événementiel. 

Et on va encore accentuer parce que nous faisions des événementiels une fois tous les trimestres et notre client nous demande un événementiel tous les mois sur le tri.

L.C : Ce projet a-t-il nécessité de nouvelles équipes, de nouvelles compétences chez vous ?

Sabine Dubois : Oui, cela a renforcé notre cellule Conseil et Engagement des collaborateurs qui était au départ avec une seule personne et qui rassemble aujourd’hui quatre personnes. 

Donc, on duplique ce programme chez d’autres clients, évidemment. Mais ce plan-là était assez emblématique. C’est pour cela que je voulais le partager. 

L.C : Qu’est-ce que vous avez envie de mettre en avant sur ce projet ?

Déjà, que c’était un véritable partage du diagnostic, de la mesure et des enjeux. On s’est posé ensemble avec Nestlé et il n’y a pas eu de langue de bois sur les axes de progrès que chacun devait faire. Nous n’étions plus seulement dans une relation prestataire-client mais dans une démarche de partage des enjeux, d’élaboration commune et de co-construction de la solution. 

J’avais presque l’impression que l’on était dans la même entreprise, en train de travailler un même projet. 

Et donc ça, c’est stimulant. Stimulant pour le client qui finalement n’a pas vu cela comme une opération one shot.

Et pour nous, cela continue à nous exciter de travailler dans la durée et de toujours trouver de nouvelles solutions. 

Donc, c’est cette proximité qui était vraiment très agréable. Un climat de confiance, de partage, de co-construction et on arrive à des bonnes conclusions et à de beaux objectifs chiffrés, mesurables et donc stimulants pour les deux parties.

Propos recueillis par Lionel Cottin, Directeur de la Rédaction d’ANews Workwell.