Dans un monde en quête de transparence et surtout d’efficacité financière, les entreprises cherchent constamment des mélodies harmonieuses pour rythmer leur croissance.
Et parmi celles qui se démarquent, on retrouve l’entreprise NAVAN qui aspire à simplifier le voyage d’affaires et la gestion des dépenses attenantes.
Pour parler de ce sujet passionnant, sans fausse note, et faire l’analogie avec la musique, nous recevons comme invité d’honneur Jerry Léonide, pianiste de profession, lauréat du 1er Prix au Montreux Jazz Festival et grand voyageur.
Il est accompagné de Yoann Le Lostec, Directeur Commercial de Navan pour partager leurs expériences du voyage d’affaires ou comment simplifier de façon radicale sa gestion de bout en bout avec des solutions innovantes pour les CFO et DRH : automatisation des processus, renforcement de la conformité, amélioration de la visibilité, économie et assistance.
Julie Guénard : Jerry, vous êtes musicien professionnel. Vous excellez sur la scène du jazz depuis deux décennies en captivant un public international grâce à votre créativité. Est-ce que vous pourriez revenir sur votre parcours ?
Jerry Léonide : Je suis d’origine Mauricienne. Je suis arrivé en France pour mes études. Et de fil en aiguille, j’ai intégré les conservatoires et les formations. Et j’ai eu la chance d’être lauréat du concours Montreux Jazz Festival en 2013, ce qui m’a propulsé au devant de la scène.
Depuis, j’essaie de collaborer avec un maximum d’artistes au niveau international et je suis très content d’avoir réussi à faire de ma passion, mon métier.
J.G : Yohan, est-ce que vous pouvez nous parler de votre parcours ?
Yoann Le Lostec : Je suis diplômé d’une école de commerce, SKEMA à Lille et j’ai commencé ma carrière dans le logiciel. J’ai passé dix ans dans une société de finance de marché, un an dans une start-up américaine, puis l’aventure de co-fonder Navan en France est venue. Navan était déjà bien installée aux États-Unis notamment et ils sont venus lancer l’activité en France, terreau très fertile pour les voyages et les déplacements, car au centre de l’Europe et aussi, de par l’historique de nos concurrents.
J.G : Navan est une société leader en gestion de notes, de frais et de dépenses liées aux voyages. C’est 150 entreprises accompagnées en France et plus de 10 000 à travers le monde. Vous excellez dans la prise en charge des besoins, pour tout type de taille d’entreprise.
Alors comment Navan simplifie-t-elle radicalement la gestion de ces dépenses avec vos solutions qui sont plutôt innovantes ?
Yoann Le Lostec : Navan met en avant d’abord l’unification. C’est vrai que quand on voyage, il y a la réservation de voyage d’un côté, le paiement de l’autre, la note de frais, etc.
Parfois, ce sont trois outils différents, voire quatre ou cinq dans certains cas. C’est assez complexe. J’ai vécu ces moments-là dans mes sociétés précédentes et j’étais un peu un mauvais élève pour mon CFO sur l’assiduité de la rédaction des notes de frais.
Donc ce que l’on propose, c’est donc d’unifier tout ça.
Ce que l’on veut, c’est que l’utilisateur final adopte la solution parce que l’adoption égale visibilité, égale contrôle. Et donc pour qu’il l’adopte, il faut que les outils soient simple d’utilisation. Il va pouvoir réserver aussi simplement un voyage professionnel qu’il le fait en voyage perso et il va pouvoir être accompagné tout au long de son voyage par son téléphone sur lequel on a crée une belle application qui permet de le modifier en direct, de pouvoir l’annuler, de rajouter une étape et de pouvoir payer et faire ses notes frais.
J.G : Jerry, l’improvisation, ça vous connaît. Mais qu’en est-il de la gestion de vos voyages d’affaires et de vos notes de frais ?
Jerry Léonide : Les boites de production dans le show business n’en sont pas encore là. Les boites avec lesquelles je travaille ont un schéma assez traditionnel et assez classique. Donc on aura des prestataires, des agences de voyages et un régisseur qui travaillent pour la boîte de production.
Et nous, les artistes, on est au milieu et ce sont souvent des situations qui peuvent être un petit peu difficiles à ajuster parce que l’on a pas mal d’interlocuteurs. Les données ne sont pas forcément centralisées et pour vous donner un exemple, on a dans notre système quelque chose que l’on appelle des per diem, soit une somme d’argent qui est versée à l’artiste par jour pour ses repas et ses frais professionnels.
Et si, par exemple, le mardi, je veux dépenser en avance l’argent du mercredi, c’est compliqué parce que c’est un système très rigide et le régisseur est le seul à gérer tout cela.
Donc, ça peut être problématique pour nous les artistes quand on parle des déplacements et des notes de frais.
J.G : Yoann, est-ce que votre solution offre justement de la flexibilité ?
Yoann Le Lostec : La magie de l’outil, c’est de permettre à l’employé qui voyage de se croire justement libre et de pouvoir être flexible en cas de modification de vol, d’annulation d’un rendez-vous client, etc. Mais pour autant, ce n’est pas improvisé puisque le CFO, le DRH ou la personne qui va être en aval du voyage, va vérifier dans un cadre extrêmement bien défini en amont et par le système.
On a réussi à faire de Navan, une solution permettant d’avoir une vraie flexibilité pour le voyageur et pour autant avec un vrai contrôle.
J.G : La gestion des voyages d’affaires est un processus assez complexe et nécessite parfois plus de 13 h de travail. Aujourd’hui, grâce à Navan, c’est optimisé à une dizaine de minutes !
Yoann Le Lostec : Quand je suis arrivé chez Navan, que j’ai appris la solution et les différents cas d’usage, je suis tombé sur ce chiffre de 13 heures de travail pour une note de frais de bout en bout. Et honnêtement, ça me paraissait impossible. Donc j’ai vérifié et revérifié. De plus, ça ne vient pas nous mais de Forrester, donc c’est une source indépendante.
Donc 13 heures de travail entre le moment où la personne va initier le voyage, commencer la réservation, valider sa réservation, la faire valider par son manager, effectuer les dépenses, collecter le ticket de frais, créer les notes de frais, l’envoyer à sa finance. Sa finance qui va l’étudier, la vérifier, la valider, l’enregistrer, etc.
Il y a énormément d’étapes, et nous, on va automatiser la plupart, toutes celles qui n’ont pas de valeur ajoutée. Et on va laisser juste à l’humain, le contrôle final.
On va donc passer de 13 heures à une dizaine de minutes effectivement.
J.G : Et quel est le gain de temps comptable en pourcentage ?
Yoann Le Lostec : En pourcentage et ça sera variable, mais c’est environ 95 % de temps gagné.
J.G : Jerry, de quelle manière, l’aptitude d’un pianiste à s’adapter aux différents styles musicaux et aux situations de performance peut être mise en parallèle avec la capacité d’une entreprise à s’adapter justement aux changements de plan, de situations d’urgence ?
Jerry Léonide : Dans mon métier, il y a tout un volet que l’on appelle l’arrangement musical. C’est assez intéressant et j’invite les auditeurs à faire des petites expériences, comme d’essayer d’écouter de manière isolée les instruments, donc le piano, la basse, la batterie, les percussions, les voix. On va se rendre compte qu’il se passe pas mal de choses en même temps et tout est une question d’équilibre.
Je sais que c’est une notion qui est beaucoup utilisée dans la finance. Donc il faut que l’équilibre final soit très consonant et agréable pour la personne qui écoute. Et à partir de là, je pense qu’on peut aussi parler de cette idée de se remettre en question, de se challenger, d’inclure des nouveaux outils aussi.
Il y a tout un volet qu’on appelle aussi l’informatique musicale, la musique assistée par ordinateur, qui n’existait pas il y a quelques dizaines d’années. Donc il faut s’adapter aux nouveaux outils, les accueillir et les maîtriser.
J.G : Yoann, je crois savoir que Navan propose aussi aux professionnels l’organisation des voyages personnels. Pouvez-vous nous en dire plus ?
Yoann Le Lostec : Oui, on a deux plateformes chez Navan qui sont complètement indépendantes et séparées. C’est-à-dire que l’employeur ne saura jamais où part l’employé en vacances et l’employé ne pourra jamais utiliser la carte de l’employeur pour payer ses voyages personnels.
La clé, c’est l’adoption, parce que l’on crée des partenariats avec nos clients. La manière dont Navan se rémunère, c’est par le partenariat. On a besoin que les clients utilisent Navan pour, in fine, générer notre chiffre d’affaires.
On a donc créé le premier programme permettant de récompenser l’économie. En général, quand vous avez une carte de train, une carte d’avion, plus vous dépensez, plus vous avez de points. Pour nous, c’est l’inverse, plus vous faites des économies, plus vous avez de points.
Et donc, si l’employé décide de booker en dessous de la politique de la société, on va offrir à l’employé un système de bons d’achat qu’il va pouvoir dépenser sur la plateforme perso.
A titre d’exemple, j’ai organisé toutes mes vacances avec Navan perso. Ce qui me permet d’avoir une plateforme pour booker train, et/ou avion et hôtel, et d’avoir l’assistance Navan qui est extrêmement bénéfique lorsque vous avez un problème avec votre avion. Vous n’avez pas à contacter la compagnie aérienne, c’est Navan qui va faire le travail.
J.G : Et ça challenge du coup, à faire des économies sur le côté professionnel ?
Yoann Le Lostec : Exactement. En fait, cela incite les employés à générer des économies, donc c’est vraiment un cercle vertueux. Le CFO est très content puisque des économies sont générées et l’employé est très content parce qu’il va utiliser Navan pour avoir les points de sa carte d’hôtel classique, mais en plus, il aura des bons achats à dépenser sur le perso.
J.G : Et dans la thématique, on parle quand même de trouver l’harmonie en entreprise. En tant que musicien, Jerry, comment approchez-vous cet équilibre harmonieux entre votre travail et votre vie personnelle ?
Jerry Léonide : C’est très difficile parce qu’on est artiste 24 h sur 24. Mais effectivement, il faut beaucoup de discipline. Le musicien n’arrête jamais vraiment de travailler et il doit arriver à planifier, pour pouvoir s’accorder des moments de plaisir.
Et comme vient de le dire Yoann, on peut aussi combiner les outils. J’ai, dans peu de temps, une tournée en Amérique du Sud, et j’aimerais aussi en profiter pour faire du tourisme en parallèle. Et là, j’aurais aimé avoir un système comme Navan, pour différencier les frais professionnels de mes frais perso.
Yoann Le Lostec : Et pour te répondre, avec notre solution, on a la possibilité de pouvoir partir en déplacement professionnel jusqu’au vendredi, de combiner avec un voyage perso sur place et de repasser en professionnel.
J.G : Est-ce que la solution Navan permet de réaliser des économies par rapport aux fournisseurs traditionnels que l’on peut retrouver sur le marché ?
Yoann Le Lostec : Oui, effectivement, on génère des économies. C’est une des volontés et ce n’est pas forcément la seule.
On estime les économies de l’ordre de 2 à 15 % du budget voyage à volume constant.
Pour prouver nos dires, vous avez la possibilité de réaliser un business case, donc de prendre l’ensemble des dépenses que vous avez eu et de voir quel montant d’économie vous auriez pu faire avec Navan.
J.G : Jerry, la musique a souvent un impact émotionnel. Pensez-vous que la gestion efficace des dépenses en entreprise puisse également affecter le bien-être moral des professionnels ?
Jerry Léonide : J’en suis sûr même. Nos auditeurs ne s’en rendent pas forcément compte mais le compositeur a un pouvoir extraordinaire.
La musique inspire, la musique motive, la musique rend triste ou heureux et ce n’est pas un hasard. Il y a une vraie volonté du compositeur.
Donc, pour ne citer que lui, John Williams, le compositeur qui fait le thème de piano pour La Liste de Schindler, il veut véhiculer un vrai sentiment. Il a envie que le public reçoive cette émotion.
C’est comme un directeur financier qui est en quelque sorte garant de l’ambiance dans l’entreprise. C’est-à-dire que s’il est efficace, si les gens qui sont au sein de l’organisation se sentent portés avec un système optimal et qui marche bien, il y a des retombées positives dans l’entreprise.
Je pense que c’est un beau parallèle.
Yoann Le Lostec : On ne va pas véhiculer autant d’émotions que Jerry, mais quand on dit bien-être, on parle aussi de simplicité que l’on va apporter.
Imaginez que vous êtes à Londres en réunion et que vous apprenez que votre train est annulé. Soit vous savez que proactivement, c’est pris en compte par votre support en fonction de votre niveau d’abonnement. Soit vous pouvez en deux touches sur votre téléphone, prendre le train suivant ou prendre un avion à la place sans avoir à sortir de réunion et à passer un coup de téléphone qui va durer des heures.
Donc, c’est un exemple effectivement de bien-être apporté aux salariés.
Et pour les DRH, on a aussi des tableaux de données, ce qu’on appelle le well-being dashboard, qui vont lui permettre de savoir si un salarié n’est pas proche d’un burn-out à cause de multiples déplacements, nuits à l’extérieur, d’escales ou de décalages horaires.
J.G : Est ce que vous pourriez nous parler du système d’assistance proposé par Navan ?
Yoann Le Lostec : Ce que l’on va propose, c’est un système de localisation en direct. Comme on est branché aux inventaires aériens notamment, on va pouvoir savoir que le Paris-New York de 10 h est annulé et donc que l’employé n’est pas dans l’avion mais à l’aéroport.
Donc on va pouvoir suivre en temps réel les employés. Ça a eu pas mal de conséquences positives. Ça permet, en cas d’événements dramatiques comme un attentat, de savoir qui est dans la ville et pouvoir le contacter.
Nous n’avons pas de service d’assistance comme le rapatriement. Par contre, on va pouvoir se brancher à des sociétés dont c’est le métier, comme SOS Assistance par exemple, qui vont permettre de gérer le rapatriement.
J.G : Jerry, est-ce que lors de vos déplacements pour vos concerts, vous avez parfois eu besoin d’assistance en cas de changement de dernière minute ?
Jerry Léonide : Les imprévus, ça arrive tout le temps et dans notre métier, vu que l’on voyage beaucoup, le fuseau horaire devient un vrai challenge. Donc quand on prend l’avion à 9 h du matin à Paris et que l’agence avec laquelle on travaille est basée au Texas, ils sont en train de dormir.
Donc si on a un problème, on ne sait pas trop comment faire et on est livrés à nous mêmes. Effectivement, on manque un petit peu d’assistance.
Yoann Le Lostec : Jerry, il faut que l’on voit ensemble pas mal de points que vous avez évoqué ; le per diem que l’on va pouvoir gérer, les vacances, l’assistance. Avec Navan, on va avoir le support à 24/24 – 7/7 qui va être en première rideau généré par Open IA-ChatGPT.
Nous sommes la première société au monde à avoir intégré ChatGPT comme assistance. Donc c’est un premier rideau qui répond aux questions les plus simples et qui, après, a un rôle de triage. C’est-à-dire que si ChatGPT ne peut pas vous répondre, on vous met en relation avec l’agent disponible le plus compétent sur votre sujet. On va avoir cette assistance follow the scene 24/7, donc on commence à l’Est, en Australie et on va terminer en Californie.
On va couvrir l’ensemble du parcours.
J.G : A vous écouter, vous êtes sur la même longueur d’onde. Que ce soit d’un point de vue utilisateur ou musicien professionnel, on se rend compte que ce qu’offre Navan est essentiel pour gagner du temps, de l’argent et s’assurer du bon déroulement d’un voyage professionnel. Est-ce que vous avez quelque chose à ajouter ?
Yoann Le Lostec : Je voudrais vous remercier pour l’invitation. Et merci Jerry pour votre temps. J’ai été ravi de vous rencontrer en vrai, moi qui ai écouté pas mal de vos œuvres.
Pour conclure, Navan est une solution qui est globale. On insiste beaucoup sur la localisation, c’est-à-dire de l’action locale mais globalement. Et on va pouvoir servir des entreprises de la plus petite à la plus grande, et avoir une couverture globale. Donc voilà, je pense que c’est un point important à souligner.
Jerry Léonide : Je vous remercie aussi pour l’invitation. Et c’était vraiment un beau parallèle à faire avec mon métier. C’est aussi une belle découverte pour moi et je pense que je vais présenter Navan à pas mal de mes collaborateurs qui pourront vraiment bénéficier de vos services.
Interview de Julie Guénard, General Manager de l’Agora des Directeurs Financiers, de l’Agora des DRH et de l’Agora des Directeurs Juridiques.
